Это требование закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, регламентирующего применение контрольно-кассовой техники (ККТ). По общему порядку ИП и юрлица при продажах физлицам должны применять онлайн-кассы, или, как их ещё называют, кассы 54-ФЗ. Это касается как наличных, так и безналичных расчётов, в том числе совершаемых через интернет.

Для смягчения нагрузки на бизнес законодатель установил поэтапный переход на использование ККТ с фискализацией, который завершился 1 июля 2019 года. До этого срока онлайн-кассы могли не применять ООО в сфере оказания услуг (исключая общепит с сотрудниками) и выполнения работ для физлиц. При этом они были обязаны по требованию потребителей выдавать последним бланки строгой отчётности.

Нарушение требований 54-ФЗ по применению онлайн-ККТ влечёт за собой привлечение к административной ответственности.

При повторном совершении правонарушения деятельность фирмы может быть приостановлена на срок до 3-х месяцев, а должностное лицо дисквалифицировано на 1-2 года.

Но рассматривать онлайн-кассу для ООО только как нагрузку и «соглядатая» было бы неправильным. Эта техника предоставляет владельцам бизнеса возможности, которые могут повысить эффективность деятельности, а именно:

• экономить время на подготовке бумажной отчётности и отвлечении на проверки налоговой;
• анализировать продажи и прогнозировать спрос с помощью специальных приложений;
• автоматизировать проведение некоторых учётных операций и получать достоверную информацию о складских остатках за счёт интеграции кассового программного обеспечения с другими комплексами (бухгалтерия, склад).

Законодатель освободил на неопределённый срок от обязанности применять онлайн-ККТ всех предпринимателей, включая ООО, которые ведут определённые виды деятельности, в том числе:

• торговлю некоторыми видами товаров на розничных рынках, ярмарках и других территориях;
• уход за больными, инвалидами и детьми;
• вспашку огородов и прочий бизнес в соответствии с п. 2 ст. 2 54-ФЗ.

Также освобождены от этой обязанности предприниматели на территориях, где отсутствует доступ в интернет.

Законом 54-ФЗ установлено, что ККТ, применяемая при приёме оплаты покупок от физлиц, должна обеспечивать:

1. хранение информации о доходах в электронной форме в специальном устройстве – фискальном накопителе (ФН);
2. передачу сведений в режиме онлайн оператору фискальных данных (ОФД);
3. распечатку чеков для выдачи покупателям, формирование и рассылку чеков в электронной форме при торговле через интернет.

В традиционных торгово-сервисных точках к ККТ, как правило, подключается другое оборудование: сканеры штрих-кодов, POS-терминалы, принтеры чеков, весы и пр. Кассовая программа для интернет-магазина должна интегрироваться с платёжным модулем (системой управления сайтом).

Выбирать онлайн-ККТ и её продавца следует с учётом нескольких обстоятельств:

• техника должна быть включена в реестр налоговой, который размещается на сайте ФНС;
• особенности бизнеса, которые должна поддерживать касса (состав операций, темп обработки платежей и печати чеков, подключение другого торгового оборудования, наличие программ анализа и статистики, возможность интеграции с внешними учётными программами и пр.);
• поддержка информационного взаимодействия с ЕГАИС в режиме онлайн (для ООО, торгующих алкоголем);
• стоимость программно-аппаратного комплекса и его обслуживания.

Для ООО с небольшими финансовыми потоками и их владельцев, не имеющих намерений серьёзно развивать бизнес, подойдёт недорогая ККТ с минимумом функций. Для компаний с интенсивными оборотами, актуальной задачей удержания и укрепления позиций на рынке необходима мощная техника с серьёзной программной «начинкой».

Онлайн-кассу для ООО можно купить или взять в аренду. Второй вариант интересен в том числе владельцам интернет-магазинов. Основное преимущество такого формата использования ККТ – отсутствие необходимости физически устанавливать оборудование на своей площадке. Оно размещается у арендодателя, а сотрудники ООО работают на обычном ПК, получая доступ к виртуальной (программной) кассе и не заботясь о её установке, подключении и настройке.

В комплект с ККТ могут быть включены и дополнительные опции: договор с ОФД, услуги по настройке кассы, её регистрации в налоговой. Они подойдут тем ООО, у владельцев которых нет желания возиться с запуском онлайн-кассы в работу, и они готовы за это дополнительно заплатить.

Онлайн-кассы для ООО продают и обслуживают специализированные компании. Минимальный порог стоимости ККТ+ФН располагается в районе 15 тыс. руб., аренда в среднем обходится в 2-3 тыс. руб. ежемесячно. Поставляют такое оборудование и банки, зачастую с «довеском» в виде торгового или интернет-эквайринга. Такие продукты есть в линейках многих кредитных организаций, в том числе лидера отрасли Сбербанка, который предлагает не только вклады и кредиты, но и онлайн-ККТ.

Запуск онлайн-кассы в работу предполагает выполнение ряда организационных и технических мероприятий. Нужно подключить ККТ к интернету, торговому оборудованию или платёжному модулю интернет-магазина, настроить программное обеспечение. Если не удаётся сделать это своими силами, придётся обратиться в техподдержку поставщика. Далее зарегистрировать кассу в налоговой и оформить отношения с ОФД, для чего:

1. получить в налоговой квалифицированную электронную подпись по месту постановки на учёт (при её отсутствии);
2. в личном кабинете налогоплательщика подать заявление на регистрацию кассы;
3. получить из налоговой регистрационный номер;
4. ввести его в ФН и направить отчёт в налоговую;
5. получить из налоговой регистрационную карту;
6. заключить договор с ОФД, получить доступ в личный кабинет и указать реквизиты регистрационной карты.

Исполнить требования закона и приобрести онлайн-кассу для ООО в установленные сроки – дело святое и обсуждению не подлежит. Правильный выбор ККТ и приложений для неё будет означать появление верного помощника, с которым бизнес станет более устойчивым и конкурентоспособным.