Тайм-менеджмент: как эффективно управлять своим временем

В сутках всего 24 часа, и для меня очень важно использовать их эффективно. А чтобы научиться правильно управлять временем, я подошла к проблеме комплексно: сначала проанализировала причины, по которым оно «утекает».

Вот что я выделила:

1. Соцсети и маркетплейсы. Заметила, что могла несколько часов скроллить ленту в одном приложении, а затем незаметно переместиться в другое.
2. Отвлечение на мелкие задачи. В течение дня я часто отвлекалась на мессенджеры или проверку почты, что занимало довольно много времени.
3. Отсутствие планирования. Без четкого плана на день я не знала, какие задачи сделать в первую очередь, а что может подождать.

Все это влияло на продуктивность и съедало время. Когда я осознала, что нужно изменить, то взяла под контроль привычки и внедрила в жизнь методы, которые привели в порядок мое рабочее время и отдых. Рассказываю, какие книги и техники управления временем мне в этом помогли.

«Атомные привычки», Джеймс Клир

Неспроста эта книга стала популярной во всем мире, ведь ее основная идея — не про масштабные перемены, а маленькие привычки, которые складываются в большой результат.

Моей целью было сформировать привычку регулярно планировать и доводить дела до конца. Благодаря техникам из книги я разбила глобальную цель на мелкие и начала постепенно их выполнять. Например, каждое утро я записывала главную задачу на день, которую точно выполняла. Затем добавляла в список новые пункты.

Автор советует связывать новую привычку с уже существующей. Поэтому я записывала дела с утра за чашечкой кофе, чтобы совместить приятное с полезным и закрепить связь — когда я пью кофе, то нахожу время, чтобы сформулировать задачи на день.

«Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен

Дэвид Аллен придумал эффективную систему, которая помогает планировать, реализовывать задачи и фиксировать мысли, чтобы ничего не упустить. Метод GTD (Getting Things Done), в дословном переводе с английского — «доведение дел до завершения», обещает привести не только дела, но и жизнь в порядок.

Благодаря системе GTD я начала записывать все свои идеи, задачи и мысли, тем самым освобождая голову. Суть в том, чтобы выгрузить все более-менее важное на бумагу для последующей обработки. После чего дела нужно распределить по степени важности и приоритетам.

«Четыре тысячи недель на все. Меньше планов — больше жизни», Оливер Беркемэн

Книга напомнила мне, что жизнь коротка — в среднем длится примерно 4000 недель. Поэтому вряд ли мы успеем все. Скоротечность времени учит отбрасывать перфекционизм и правильно выбирать, на что его тратить.

По натуре я очень тревожный человек, но благодаря книге перестала стремиться все успеть, научилась заземляться и приоритизировать задачи, чтобы оставалось время на семью и отдых.

Автор советует установить четкое время для работы, отдыха, развлечений и личной жизни. Такой подход помог мне восстановить баланс и перестать тревожиться по пустякам.

«Джедайские техники», Максим Дорофеев

Признаюсь честно, я, как фанат «Звездных войн», выбрала книгу по названию. Потому что с детства мечтала стать джедаем. А если серьезно, то книга мне очень понравилась, в ней собраны техники из разных источников по тайм-менеджменту и не только. Читать ее можно как по порядку, так и по главам, выбирая нужные вам методы.

Автор делится медитациями, которые позволяют сконцентрироваться. Еще рассказывает, как отдыхать без угрызения совести. Для меня это особенно актуально, потому что иногда накрывает чувство вины от бездействия. По рекомендациям из книги я научилась быстрее работать и эффективнее восстанавливаться.

Я попробовала разные техники по планированию и выделила три, которые мне больше всего подошли.

«Правило 80/20»

Знакомый многим и реально рабочий закон Парето гласит: на 20% усилий приходится 80% результата. Этот принцип можно применить ко многим сферам жизни.

Для своих целей я составила список дел и отметила, какие действительно ведут к результату, а на какие просто сливается время. Так получилось сосредоточиться на 20% самых важных дел. Остальные я либо убрала из списка, либо делегировала.

«Метод помидора»

По методу помидора работать над задачей следует по 25 минут, затем сделать пятиминутный перерыв — и так по кругу четыре раза, после чего можно отдохнуть полчаса.

Эта техника помогла мне быстро включаться в делы. Ведь короткие рабочие слоты и регулярные перерывы не давали сильно устать. Правда, иногда я не укладывалась в 25 минут, приходилось нарушать ритм, что немного сбивало настрой.

«Правило 50/30/20»

Это простой способ планирования. Основная идея заключается в том, чтобы тратить 50% времени на важные задачи, 30% — на несущественные, но необходимые дела и 20% — на досуг. Подобная стратегия помогла мне сбалансировано распределить ресурсы, чтобы можно было и поработать, и в интернете посидеть, и книжку почитать.

Все перечисленные методы и советы из книг помогли мне правильно управлять временем. Теперь я планирую все дела, даже развлечения и отдых. Записываю в блокнот мысли, идеи, задачи, которые приходят в голову на протяжении дня, а вечером сортирую их по степени важности. В рабочее время выделяю слоты для проверки почты и мессенджеров, а в моменте отвечаю только на самые важные и срочные сообщения. Еще я удалила приложения соцсетей с телефона и оставила их только на планшете, чтобы не было соблазна днем в них заглянуть.

Я поняла, что без регулярного применения техник на практике ничего не сдвинется с мертвой точки. Ведь работа над собой — задача длиною в жизнь.