Налоги на зарплату: сколько работодатель платит за работника

Заработная плата (ЗП) сотрудника складывается из постоянной и переменной частей.

Постоянная — это фиксированный оклад, который прописан в трудовом договоре. Его размер не может быть ниже установленного минимального размера оплаты труда (МРОТ). В 2025 году он равен 22 440 ₽. По договору к окладу могут добавляться различные доплаты — например, за стаж работы в компании, наличие особой квалификации или ученой степени.

Переменная часть зарплаты зависит от результатов работы конкретного сотрудника или деятельности компании в целом. Сюда относятся ежемесячные или квартальные премии за выполнение плановых показателей. В некоторых сферах, например, в продажах, значительную часть дохода составляют комиссионные вознаграждения, размер которых напрямую зависит от объема заключенных сделок или выполненных заказов.

Постоянную и переменную части суммируют и получают начисленную зарплату. В районах Крайнего Севера, Сибири, Дальнего Востока и некоторых других регионах полученную сумму дополнительно умножают на районный коэффициент — от 1,1 до 2.

Из начисленной заработной платы работодатель удерживает налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Его величина зависит от размера начисления (расскажем об этом ниже). Оставшаяся сумма — это фактическая зарплата. Ее работник получает наличными через кассу или переводом на банковскую карту.

Покажем на примере, как это работает.

Ольга — менеджер по продажам в крупной томской компании. Ее фиксированный оклад составляет 50 000 ₽. По договору Ольга может получать дополнительные выплаты: ежемесячную премию в размере 30% от оклада и бонус за выполнение плана продаж — 20% от оклада. В апреле Ольга успешно отработала полный месяц: достигла плановых показателей по продажам и не нарушала трудовую дисциплину.

Расчет ее зарплаты за апрель выглядит так:

• Оклад: 50 000 ₽.
• Ежемесячная премия: 50 000 * 30% = 15 000 ₽.
• Бонус за выполнение плана: 50 000 * 20% = 10 000 ₽.
• Сумма постоянной и переменной частей: 50 000 + 15 000 + 10 000 = 75 000 ₽.
• Районный коэффициент в Томске равен 1,3, поэтому начисленная зарплата составит: 75 000 * 1,3 = 97 500 ₽.
• НДФЛ в этом случае равен 13% / 97 500 * 0,13 = 12 675 ₽.
• Итого на руки Ольга получит: 97 500 (начислено) – 12 675 (НДФЛ) = 84 825 ₽.

Обязательные платежи по каждому сотруднику делятся на четыре основные категории:

• Подоходный налог с заработной платы (НДФЛ).
• Страховые взносы.
• Дополнительные выплаты.
• Выплаты по социальным гарантиям.

И если НДФЛ выплачивается из начисленной ЗП, то все остальные расходы идут сверх нее. В результате реальные затраты компании на сотрудника оказываются существенно выше его чистой зарплаты.

Это ежемесячные платежи, которые работодатель обязан перечислять за каждого сотрудника. В 2025 году их размер составляет 30% от фонда оплаты труда. Деньги распределяются так:

• Пенсионное страхование — 22% от начисленной заработной платы. Деньги поступают в Социальный фонд России (СФР) и формируют будущую пенсию сотрудника.
• Система обязательного медицинского страхования — 5,1%. Взносы обеспечивают право на бесплатную медицинскую помощь в государственных поликлиниках и больницах.
• Социальное страхование — 2,9%. Из фонда выплачивают больничные, декретные, другие пособия при наступлении страховых случаев.

Для отдельных категорий работодателей предусмотрены льготные тарифы страховых взносов:

• ИТ-компании и производители электроники уплачивают 7,6% от фонда оплаты труда.
• Малый бизнес применяет дифференцированную ставку: 30% — на доходы в пределах полутора МРОТ (до 33 660 ₽), 15% — на суммы сверх этого порога.

Если зарплата сотрудника за год превысит 2 759 000 ₽, взносы платятся по сниженной ставке — 15,1%. Правило действует с того месяца, когда доход перешагнул этот порог.

Это дополнительные взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний. Размер платежей зависит от вида деятельности компании и связанного с ним уровня риска.

Для офисных работников ставка минимальная — 0,2% от зарплаты. Например, при зарплате 100 000 ₽ взнос составит 200 ₽. Для опасных производств, например, в случае строительства или добычи полезных ископаемых, ставка может достигать 8,5%.

Некоторые компании могут получить скидку или, наоборот, надбавку к тарифу. Это зависит от условий труда и истории страховых случаев. Если на предприятии давно не было травм, ставка может снизиться.

Дополнительные выплаты предусмотрены трудовым законодательством и корпоративными стандартами. Сюда входят:

• Отпускные — минимум 28 дней в год.
• Больничные — первые три дня оплачивает компания.
• Командировочные — проезд, проживание, суточные.
• Компенсации за использование личного имущества — например, автомобиля для работы.

Социальные выплаты также могут входить в пакет компенсаций. Если это предусмотрено коллективным договором или внутренними положениями, компания добровольно участвует в их финансировании:

• Декретные выплаты.
• Пособия по уходу за ребенком.
• Оплата путевок на лечение и отдых.
• Компенсация за вредные условия труда.

Мы знаем, что у Ольги нет детей, а ее начисленная зарплата составляет 97 500 ₽, из которых 12 675 ₽ — НДФЛ.

Рассчитаем обязательные платежи:

• Пенсионные: 97 500 * 0,22 = 21 450 ₽
• ОМС: 97 500 * 0,051 = 4 972,5 ₽
• Соцстрах: 97 500 * 0,029 = 2 827,5 ₽
• Травматизм: 97 500 * 0,0002 = 19,5 ₽

Чтобы узнать, сколько платит работодатель за работника каждый месяц, нужно к начисленной ЗП прибавить обязательные платежи. Итого ежемесячные расходы на Ольгу составляют: 97 500 + 21 450 + 4 972,5 + 2 827,5 + 19,5 = 126 769,5 ₽.

Сроки уплаты НДФЛ зависят от конкретного периода, в котором работодатель удерживал подоходный налог с сотрудников.

В 2025 году налоги, удержанные с 1-го по 22-е число, требуется перевести до 28-го числа этого же месяца. Так, НДФЛ с аванса за первую половину марта 2025-го следует уплатить до 28 марта.

Если налог был удержан с 23-го по 31-е число, то перечислить его в бюджет нужно не позднее 5-го числа следующего месяца. Например, НДФЛ с зарплаты за вторую половину марта 2025 года необходимо оплатить до 5 апреля 2025-го.

Для декабря предусмотрены особые условия. Налог с доходов, выплаченных в период с 22 по 31 декабря, перечисляется в бюджет до последнего рабочего дня года. Это позволяет компаниям закрыть все налоговые обязательства до наступления нового года.

Страховые взносы (30% от зарплаты) тоже должны отчисляться до 28-го числа. Взносы на травматизм — до 15-го числа.

Работодатели могут законно снизить налоговую нагрузку несколькими способами:

• Использовать льготные тарифы страховых взносов. Такие способы подойдут для ИТ-компаний, организаций, который производят электронику, малого и среднего бизнеса и компаниям из особых экономических зон.
• Заменить часть заработной платы необлагаемыми выплатами. Например, не облагаются страховыми взносами компенсации за использование личного транспорта в рабочих целях или возмещение расходов на связь. Часть выплат можно оформить как материальную помощь.

Незаконные схемы снижения налоговой нагрузки, например, оформление сотрудников как ИП или самозанятых, могут привести к штрафам и пени. Налоговые органы следят за такими случаями и рассматривают их как попытку ухода от налогов.

Работодатель платит за сотрудника подоходный налог (13–22%), страховые взносы — до 30% и взносы на травматизм. В среднем расходы на работника превышают его зарплату на 30–50%. Снизить нагрузку можно через льготные тарифы и необлагаемые компенсации. Взносы работодатель перечисляет до 15-го и 28-го числа, НДФЛ — до 28-го числа (за первую часть зарплаты) текущего и до 5-го числа следующего месяца (вторую часть).