С точки зрения закона не принципиально, по какой именно причине не работает онлайн-касса. Работа без онлайн-кассы подразумевает штраф для любого юридического лица и ИП.

Ответственное лицо получит штраф в размере от четверти до половины выручки за время работы без кассовой техники. Эта сумма не может быть меньше 10 000 руб. Самой компании грозят расходы на сумму от трёх четвертых до всей выручки за период ведения деятельности без ККТ. Минимальный размер штрафа для юридического лица равен 30 000 руб.

Если нарушение повторится, и совокупная сумма взыскания составит 1 млн руб., ответственному сотруднику грозит дисквалификация на срок до двух лет, а ИП и юридическому лицу – приостановление деятельности сроком до 90 суток.

Штрафа можно избежать, если следовать простым инструкциям.

Отключение электроэнергии – не повод прерывать торговлю. Федеральная налоговая служба идёт навстречу добросовестным предпринимателям и освобождает от штрафа, если отключение носит массовый характер и возникло не по вине налогоплательщика.

Когда работа кассы восстановлена, работник создает чек коррекции на суммы всех операций за время простоя. Обязательна и подготовка объяснительной, которую передают в ФНС вместе с чеками. Чек коррекции формируют до закрытия смены. В крайнем случае – на следующий день.

Чтобы избежать неприятностей в будущем, можно приобрести источник бесперебойного питания для экстренных ситуаций.

Отключение от Сети приводит к тому, что касса перестаёт передавать информацию оператору фискальных данных (ОФД). Если налоговая не получит сведения о движении денег, предпринимателю грозит всё тот же штраф.

Онлайн-касса автоматически сохраняет информацию на фискальном накопителе в течение 30 дней. Если срок закончился, но работа устройства не восстановлена, накопитель автоматически блокируется. Когда интернет снова заработает, блокировка будет отменена.

Информацию об операциях, отраженных или не отраженных на фискальном накопителе, можно «достать», обратившись за помощью к производителю ФН, если соединения с интернетом по-прежнему нет. Незафиксированные на накопителе операции отражают на отдельном носителе и передают в налоговую службу вместе с объяснительной.

Если кассовый аппарат не печатает чеки с обязательными реквизитами, перестаёт передавать информацию ОФД, не включается, или обнаруживается другая неисправность, для начала проверьте настройки в личном кабинете. Причиной неисправности может быть сбой программного обеспечения, перегрев или некорректные действия кассира. Если удалённо решить проблему не получается, можно обратится в аккредитованный сервисный центр. Лучше заключить договор на обслуживание сразу после покупки кассового аппарата.

Сотрудник центра определит поломку и заберёт кассу на ремонт. Обслуживание потребует снятия пломбы, которое невозможно без уведомления налоговой. Для соблюдения всех формальностей предприниматель составляет заявление, в котором пишет о необходимости ремонта, а также номер кассы и фискального накопителя. К бумаге прилагается заключение сотрудника сервисного центра с подтверждением поломки. Когда налоговая «даёт добро» на снятие пломбы, кассу ремонтируют.

После ремонта предпринимателю должны выдать акт выполненных работ, счёт за услуги и накладную.

Также запрещено выписывать чеки от руки, ссылаясь на отсутствие электронной кассы. Это касается и продаж в интернет-магазине.

Есть два варианта действий:

1. Воспользоваться услугами платёжных агентов. Посредники могут принимать оплату от клиентов и самостоятельно передавать информацию в налоговую.
2. Арендовать кассу на время ремонта или ожидания поставки новой. ККТ может сдаваться без фискального накопителя, который придётся купить отдельно.

Онлайн-кассы не застрахованы от сбоев в программе, технических поломок и форс-мажоров. В любой ситуации, чтобы избежать штрафа, потребуется объяснение со стороны предпринимателя. Налоговая служба освобождает от штрафа, если чеки коррекции, объяснительные и другие документы предоставлены без промедления.