Первый шаг при определении необходимого финансового резерва – расчёт регулярных расходов. Расходы делятся на два вида: постоянные и переменные. Последние зависят от объёма выпуска продукции и продаж компании: затраты на материалы, эквайринг, энергоресурсы, задействованные в основном производстве, стоимость транспортных услуг, оплата услуг курьера и т.д.

Чтобы рассчитать величину подушки безопасности, нужно брать за основу именно постоянные расходы, поскольку резерв нужен на случай потери прибыли. Без продаж и прибыли переменных расходов попросту не будет.

Постоянные расходы, это:

• амортизационные отчисления;
• заработная плата постоянным сотрудникам;
• перечисление страховых взносов;
• расходы на содержание администрации и на управление;
• представительские расходы;
• аренда;
• коммунальные платежи;
• выплата кредитов;
• налоги на имущество, на землю;
• оплата услуг сторонних организаций (например, услуг связи, охранных агентств, рекламных агентств и т.д.).

Рассмотрим, как рассчитать подушку безопасности на примере придуманной компании – ателье «Марья». Оно арендует небольшое помещение, за которое даже во время простоя из-за пандемии вынуждено платить аренду. Есть 2 постоянных сотрудника, которым нужно платить зарплату независимо от выработки и наличия прибыли. Кроме того, компания платит кредит. В итоге каждый месяц насчитывается 300 000 руб. постоянных расходов.

Важно понять, на какой срок нужна подушка безопасности. Это остаётся на усмотрение компании. Срок должен быть не слишком маленьким, чтобы на случай неблагоприятной ситуации бизнес остался на плаву. Но не стоит закладывать слишком большой срок. Лучше, чтобы деньги работали. Рассмотрим на примере.

Директор ателье «Марья» перед пандемией хотел открыть вторую точку. На это нужен 1 млн руб. Если бы он решил создать подушку безопасности на полгода, пришлось бы отложить 300 000 * 6 = 1,8 млн руб. Но лучше поступить так: создать подушку безопасности на три месяца (300 000 * 3 = 900 000 руб.), а остальное потратить на новую точку, которая будет приносить прибыль.

Вероятность того, что бизнес не будет функционировать полгода или дольше, крайне мала. При этом, создавая подушку на 6-12 месяцев, компания будет вынуждена изъять деньги из оборота, хотя могла бы потратить на развитие и масштабирование.

Мы разобрались, что для определения финансового резерва на месяц нужно подсчитать постоянные расходы компании. Затем умножить получившееся число на 3. В нашем случае получаем 900 000 руб. Осталось разобраться, где взять такие деньги.

Их нужно высвободить, а значит заглянуть в книгу учёта доходов и расходов. Если такого платёжного календаря ещё нет, самое время начать его вести. С помощью этого документа компания может следить за тем, чтобы не было кассового разрыва – периода, когда доходы ещё не пришли, а уже нужны деньги на расходы.

В идеале нужно откладывать 5-10% ежемесячного дохода или 5-10% с каждого поступления на счёт компании.

Когда подушка сформирована, возникает вопрос, где её хранить с минимальными рисками. Чтобы определить для себя инструмент, нужно понимать, какие бывают активы в зависимости от ликвидности.

Итак, активы делятся на несколько видов:

• самые ликвидные активы: это деньги в сейфах и на счетах, краткосрочные финансовые вложения – акции, облигации и вклады;
• быстрореализуемые активы: краткосрочная дебиторская задолженность;
• медленнореализуемые активы: запасы, НДС, долгосрочная дебиторская задолженность;
• труднореализуемые активы: внеоборотные активы – например, недвижимость.

Подушку безопасности стоит хранить только в высоколиквидных активах. И вот почему. Деньги могут понадобиться срочно, поэтому они должны быть доступны. Скажем, на продажу недвижимости может уйти много времени, да и цена вполне может оказаться ниже рыночной.

Получается, что вариантов для владельца компании несколько: хранить деньги в сейфе, на вкладе, или вложить сбережения в акции или облигации. Последние два инструмента для финансового резерва лучше не использовать. На момент, когда понадобятся деньги, акции могут стоить меньше, придётся продавать их в минус. Или же средства нужны будут в выходной день, когда продать бумаги вообще невозможно.

Сейф – тоже не лучший вариант. Деньги имеют свойство обесцениваться. Кроме того, не исключён риск кражи.

Пожалуй, приемлемый вариант – хранить средства на банковском счёте. Плюсы в том, что будут начисляться проценты, а система страхования вкладов сбережёт деньги малого предприятия.